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校長開講

打造全方位e化校園

李嗣涔

 

   「打造全方位e化校園」是我當初遴選校長所提出的政見之一,就任以後,為了讓台大人有一個便捷、有效率而人性化的校園環境,就在去(94)年9月成立行政e化工作小組,積極進行校園e化工作,運用資訊及電子科技,提升行政效能,增進服務品質。工作小組經過研商以後,提出四大策略作為執行方針,此四大策略是:從上游基礎扎根、同類型系統整合開發、服務層面廣者優先考量,以及強化指標性服務。

   由於e化校園服務的對象是人,所以人事資料是架構整個e化管理體系的根本,此即「從上游基礎扎根」的意義。唯有建立完備的人事資料,才能在此基礎之上,進行各項兼顧品質與效能的校務管理方案。我們將這套人事資料稱為「台大人」,包括教職員生、校友、廠商以及在台大的校外人士,關係如下表所示:

 

   工作小組共成立14個專案,包括:新進教職員網路報到系統;學生離校手續網路化;人事資料查詢;人事系統整合;資料共享;卡證e化;學務系統portal;學生資訊服務網;交流資料整理;網路報帳系統;公文追蹤系統;線上簽到退;台大首頁改版及強化英文網頁;校友動態追蹤。到今年7月為止,已完成8個專案,茲簡述如下:

一、從上游基礎扎根

   在人事資料方面,已完成新進教職員網路報到系統、學生離校手續網路化、人事資料查詢介面等,並透過大宗資料共享整合作業,提供即時正確的人事基本資料,如各類獎金、勞健保、傳票遞送等資料交換自動化。上述系統不僅取代紙上作業,也節省無謂重覆鍵入的人力,有效簡化行政流程。未來將繼續規劃人事整合專案,包括人事系統擴充和加強,以及Pemis2K整合,將大部分的台大人納入管理系統。

二、同類型系統整合開發

   基於學生族群是最大宗「台大人」,所以首先推動學務系統入口網站,並整合各單位相關資訊,建立學生資訊服務網(http://info.ntu.edu.tw/Sinfo/),讓服務不打烊。目前已將學務處8大組室上線查詢大部分系統納入,日後將陸續擴充內容。對於教職員、校友、訪客等不同族群的入口網站,仍會積極充實內容及整合資訊,為使用者提供客製化服務。

另外,有鑑於國際學術交流事務日趨擴展需要,也將建置交流資料e化系統,期能確實掌握全校性國際交流業務現況。初步規劃建立教職員出國、社團國際活動及單位學術交流登錄系統,並提供成果查詢。

三、服務層面廣者優先考量

   行政作業當中,就屬公文傳遞及經費核銷業務量最為龐大,過程既繁複又耗時,所以簡化流程便成為首要之務。為此我們成立了公文追蹤系統專案,已於94年12月完成校發文追蹤、95年6月完成單位創稿追蹤,加上稽催功能後即能強化現有公文系統。當然,電子公文還是長期目標,惟電子公文有賴完整之人事組織架構及線上簽核機制,目前已完成簡易版線上簽核及線上簽到退系統,加上人事整合專案,即可完成電子公文的前置準備工作。

   至於經費核銷是教師們最感頭疼及不滿的業務,校方成立網路報帳系統專案,初步完成流程與表格簡化,後續將進行即時查詢及進度追蹤、縮短付款時程、業務報帳各子系統,以提高服務效率。

四、強化指標性服務

   強化指標性服務有畫龍點睛之效,現已完成校友動態追蹤系統(http://host.cc.ntu.edu.tw/alumni/)及台大首頁改版。校友動態追蹤系統是母校與校友的交流平台,透過與校友共同維護校友資料庫,來建立校友聯絡網,達到資源共享、加強服務的功能,已於5月開放使用者上線。希望未來每一位校友看到網頁後,能把您當年班上同學的聯絡方式匯入校友資料庫,以建立即時動態的校友聯絡網。此外,為了加強內部資訊交流,讓使用者搜尋資料更便利,從而提高國際能見度,本校進行了中英文網頁全新改版,並特別強化英文網頁內容,已於7月正式換版。

   本校第一階段e化工作已具成效,第二階段將著重於網路報帳系統、學生資訊服務網的功能強化,人事系統整合的開發,以及國際交流資料e化系統之建置。待前述專案陸續完成後,將進行下一階段的系統開發,賡續致力於提高行政效能、整合資源共享,營造一個網路無障礙校園,凝聚台大成為一個大家庭,以為台大全力衝刺邁向頂尖大學的堅實後盾。

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