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特稿

邁向廿一世紀發展總務工作具體執行計畫

文/陳振川(總務長,土木學系教授)

 

    配合台大邁向世界一流之綜合研究型大學之目標,總務工作擔任重要之幕僚工作,也是重要之基幹(Infrastructure)。教務與學務工作日益創新求進,發展競爭,擔任基層之總務工作當亦不斷研究創新提昇服務品質,來支撐校務整體目標之發展。總務處與校各級單位之職員如何追求「積極、創新、品質、效率」之任事精神,並與教師、學生形成共同努力之團隊,是本校未來發展成效優寡之關鍵。

    本校在面臨國際與兩岸競爭壓力下,在師生積極努力下在各方面已有相當成長發展,包括校園空間之擴大。然而,在政府財務困難與平頭式發展之情勢下,加上校務基金與大學法人化之加速,學校總務工作亦當從過去之工作執行,須加速朝向經營管理發展努力。面對新增水源、竹北、雲林等校區之發展需求,學校新建築完工啟用管理,與老舊眷舍辦公教學大樓之修繕維護管理,如何開源節流因應,並更能朝提昇校園環境品質與構建研究教學之永續優質基礎努力,實是一大挑戰。

    總務處未來之工作將「建立顧客導向的工作觀念以服務為本,強化經營發展與管理之能力」,追求「積極、創新、品質、效率」之團隊任事精神,並制定各種認養、獎勵措施,使全校教職員生與校外團體共同參與發展。本處並提出「綠色永續校園」為發展目標,在校園綠化、校園防災、校園環保安全與衛生、校園耐久優質工程品質與水電節約、注重生態及資源再生利用等方面,強化軟硬體與人為管理,宣導提昇使用人之素養,使校園環境能優質永續發展,教師員生能安心安全的從事研究教學與學習。本處將延續過去之努力,加強推動下述工作重點,包括:

 

壹、總務行政與服務工作之強化

一、加強與校內教師員生互動交流與服務

1.經由總務處網站與校刊等,動態公佈各組最新工作報告與活動資訊。

2.廣泛聽取各界建議並處理。

3.朝建立各種單一窗口服務努力。

4.加強招商與評鑑作業,提昇校內飲食生活水準。

5.加強運動空間與設施之改善與增闢。

二、行政效率提昇與改革

1.建立品質政策與目標,引入品質管理系統(ISO9000),進行作業流程改造,作業標準化與電腦化。

2.加強校行政體系同仁之教育宣導與經驗交流。

3.繼續推動「無紙化」之電子化文書作業。

4.透過自動化與電子化,提昇工作效率與品質,精簡人力,因應校區擴大之更多人力需求。

5.引入研究創新作法(結合各相關系所師生),以學校為實習環境,進行實務研 究。舉行比賽,鼓勵創新(例如:各組室每年提出10個課題)。

6.經由透明化之過程,使總務行政管理在公開督促下,其作業更為公平並兼具效率。

三、加強推動宿舍興建以提供優良居住與安心服務環境

1.加速結合外在資源推動學人宿舍興建。

2.配合學務處,推動高層學生宿舍BOT案。

3.建立宿舍經營管理系統,興建、分配、管理、修繕制度化。

4.採用新發包與管理方式,重視建築設計,提供多樣化、高品質之宿舍。

5.協助強化宿舍管理委員會組織功能。

四、提昇財務暨勞務採購品質

1.實行採購業務單一窗口,由專人負責處理,提昇採購效率及品質。

2.調查整合文具等重要採購項目數量,統一採購,以利採購並節約經費,服務同仁。

3.建置本校採購業務專屬網站,提供採購各種新修正法令之即時資訊及相關業務 查詢,使各項採購均能符合法令,創造公開、透明、公平、合理、競爭、效率之採購環境。

4.分配之圖儀費預定購置項目在採購前即上網登錄,有效管理並使預算之執行率提昇。

5.設立採購意見及諮詢信箱,使各單位對於採購業務之意見能充分表達,並在最 短時間內得到答覆,加強採購業務服務之深度及廣度。

 

貳、綠色永續校園之建立發展

一、落實校園規劃,建立綠色永續優質之校園空間環境

1.相關經費優先使用於校園公共空間塑造與改善工程使全體師生共榮其利。

2.規劃分工認養責任區域與作業方式,透過獎勵辦法提昇校園環境品質。

3.執行塯公圳復活計畫,增加校園水相與景觀。

4.推動舟山路綠美化工程,活化生態環保理念與作法。

5.持續進行校園綠化,建立林蔭步道,推動椰林大道人本交通暨系所前廣場改造。

6.加強汽機車專業管理,朝地下化方向努力。

7.逐步提昇為無身心障礙之校園學習環境。

8.敦親睦鄰,加強鄰近社區與政府之互助關係,改善校外鄰近交通。

二、建立安全與防災之校園

1.推動「尋找校園安全死角」活動,師生共同參與。

2.強化「校園安全緊急通報與處置系統」,並辦理定期演練。

3.構建「校園防救災體系」,設置應變中心,強化軟硬體,以因應各種天災挑戰,減少生命財產損失。

三、環安衛與資源管理之提昇

1.建立「校園環境管理體系」。

2.加強水、電能源之管理,建立管制評估制度。

3.加強環保及安全衛生稽查,提昇校園環境品質。

4.興建環境研究大樓,加強校園服務功能。

5.推展減廢與減量,達成校園環保共識。

6.推動清靜教學與研究,建立環保校園。

四、建立「台大校園設施經營管理系統」

1.以建物生命週期為構架,整合規劃、設計、施工、營運、維護管理之資訊與財務資料。

2.逐步建立教室、系所館、宿舍、體育館、圖書館、電力系統、維生線系統等管理子系統。

五、積極推動各項規劃與興建中工程

1.有效執行尊賢館、電機新館、工綜二期、化學館、公衛大樓、獸醫新館、天文 數理館、食科所新館等建築工程,改善教學研究環境。

2.推動社會科學院及法律學院之遷建計畫。

3.規劃推動水源校區建設暨協助竹北校區、雲林校區、實驗林等之開發與興建工 程。

六、提昇興建工程與修繕工程品質

1.舉辦「台大環境暨工程品質年」,宣導校園環境與工程品質提昇重要性。

2.採用BOT統包、專案營建管理等新方式提昇效率品質,推動最有利標選商避免低價搶標。

3.採用GRMC優質混凝土材料與結構物驗證,強化耐震安全。

4.公共工程(土木)細緻化,加強設計與施工廠商評選管理。

5.建築工程高品質化,優選建築師與施工廠商並對其評鑑。

6.修繕工程併標辦理發包,節約經費,抽樣檢驗,施工前後照相加強管理。

7.一切作業採公開、公正、透明方式辦理,每案專案管制,每週於網站定期公告進度。

 

    以上內容在總務處同仁共同努力,經兩次本處處務會議、兩次環安衛中心會議, 並徵詢校內前輩、同學所提出之構想,經90學年度第一次總務會議中徵詢同仁意見後撰定。總務處將依據上述內容做成具體執行計畫,分年分階段執行。

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